公司档案管理工作再上新台阶
2021年1月7日 13:28
作者：范玉波
2020年3月，我入职中银电化，并有幸进入经理办公室负责档案管理工作。在这一年里，我发现档案管理存在一些散而乱、效率低下的问题，便提出合理化建议，与殷建刚老师一起完成了档案管理系统的升级改造，档案系统已初步实现电子化,档案管理制度更加完善，档案借阅制度方便灵活，档案管理工作有了明显提升。
记得刚接受档案工作的时候，许多图纸等着整理和归档，还要整理去年未归还档案，千头万绪，杂乱无章。公司过去档案是以纸质版形式存档，没有使用先进的数字化管理，借阅需当面交接，费时费力，借阅效率不高。针对这种现象，我于四月份提出将当前档案管理系统进行升级改造。在现有基础上，增加高拍仪电子录入系统，在系统中划分了详细的存储年限，增加保密等级并设置了对应查阅权限，增加档案卷内目录电子版模块导入接口，设置卷内目录的上传模板，可供上传及下载，提高输入效率。该建议被论证后，在殷工的帮助下，档案管理系统实现了电子化的改造升级，降低了纸质版档案因借阅造成的磨损，给档案查询和借阅整体工作带来便利。
为实现公司和部门档案管理的系统化。十月份，按照赵总指示由经理办任经理牵头与企管处一起对各部门的档案存储情况进行了摸底检查，发现各部门存在同样问题。主要是原档案管理制度有缺失漏项，规定借阅和存储档案上不明确、不规范，缺少保密等级分类等关键条目。经理办对档案管理制度进行修订，要求限期整改。
在整改过程中，新修订档案管理制度要求，归档文件除因保密需要必须全部留存档案室，其它归档文件档案室仅保留一份原件，多余份数的原件可由管理部门、使用部门视需要分别留存。档案密级对应档案借阅及审批权限，档案借阅按流程进行审批借阅，部门内部档案资料及时归档整理，图纸资料折叠整齐装盒或装订成册，按档案管理要求分类统一存放，按类建立电子档案目录，便于索引查询。为确保档案管理改革的顺利进行，十月底经理办组织了各部门管理档案人员制度培训。给大家重新解读了新的档案管理制度，梳理档案管理中存在的问题，演示了新档案管理系统使用方法，对今后档案借阅提出了规范要求。经理办规定对各部门档案管理情况每年进行一次检查，不定期抽查，检查结果按照公司有关规定进行整改、处罚。
通过一系列改革和创新，电子化档案管理取代了传统的纸质档案管理模式，完善了公司电子档案管理制度和档案管理体系，提高了档案管理工作的合理化、规范化标准，使公司档案管理工作再次迈上新的台阶。
